Nhìn chung, mô hình tổ chức của Văn phòng Thừa phát lại là tương tự mô hình tổ chức của các văn phòng công chứng (tổ chức công chứng tư). Cả hai đều là đơn vị tư nhân được Nhà nước trao cho chức năng cung ứng các dịch vụ pháp lý mang tính chất công.
Vậy cơ cấu tổ chức và hoạt động văn phòng thừa phát lại tại Thái Nguyên được quy định như thế nào. Bài viết về văn phòng thừa phát lại tại Thái Nguyên của Rong Ba giúp cho mọi người dễ dàng tiếp cận pháp luật về quy định này.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng thừa phát lại tại Thái Nguyên
Sự khác biệt lớn nhất giữa 2 cơ quan này chính là số lượng chức năng được Nhà nước trao cho. Văn phòng công chứng chỉ có duy nhất 1 chức năng là công chứng các hợp đồng, giao dịch. Trong khi đó, Văn phòng Thừa phát lại hiện có đến 4 chức năng:
+ Lập vi bằng;
+ Xác minh điều kiện thi hành án;
+ Trực tiếp tổ chức thi hành án dân sự và
+ Tống đạt văn bản, giấy tờ.
Giúp việc cho Công chứng viên hiện tại có Thư ký công chứng viên, Chuyên viên… Giúp việc cho Thừa phát lại có Thư ký nghiệp vụ. Tuy nhiên, có 1 sự khác biệt ở đây là các chức danh giúp việc cho Công chứng viên vừa nêu không phải là chức danh được pháp luật quy định.
Còn Thư ký nghiệp vụ Thừa phát lại, tiêu chuẩn Thư ký nghiệp vụ Thừa phát lại đã được pháp luật quy định khá chặt chẽ. Ngoài ra,Thư ký Thừa phát lại phải được đăng ký tại Sở Tư pháp nơi đặt trụ sở Văn phòng Thừa phát lại mà thư ký đó công tác.
Một vấn đề cần bàn đến ở đây là các công việc của Thư ký nghiệp vụ Thừa phát lại được làm. Thư ký nghiệp vụ là người giúp việc cho Thừa phát lại. Đối với công việc lập vi bằng, xác minh điều kiện thi hành án và tổ chức thi hành án, Thư ký nghiệp vụ hỗ trợ Thừa phát lại thực hiện công việc của mình.
Nghĩa là đối với các mảng công việc này, Thừa phát lại phải là người trực tiếp thực hiện. Thư ký nghiệp vụ chỉ đóng vai trò tham gia hỗ trợ, giúp việc khi Thừa phát lại yêu cầu. Riêng đối với công việc tống đạt văn bản, giấy tờ, Thư ký nghiệp vụ là người trực tiếp đi tống đạt trừ trường hợp Tòa án/cơ quan thi hành án dân sự và văn phòng Thừa phát lại có thỏa thuận khác.
Căn cứ vào quy định pháp luật về thủ tục thực hiện các công việc của Thừa phát lại và tùy vào điều kiện cụ thể của từng văn phòng mà Thư ký nghiệp vụ được chia làm 2 bộ phận là Thư ký tống đạt và Thư ký văn phòng. Thư ký tống đạt là đội ngũ thư ký chuyên đi tống đạt văn bản, giấy tờ.
Thư ký văn phòng là bộ phận thư ký chuyên hỗ trợ Thừa phát lại trong 3 mảng công việc còn lại. Và điều tối quan trọng, các Văn phòng Thừa phát lại cần chuyên môn hóa và tách bạch 2 bộ phận thư ký này nhằm tránh sự trùng lặp hay quá tải công việc cho Thư ký nghiệp vụ, đảm bảo hiệu quả công việc.
Về tổ chức và hoạt động của văn phòng thừa phát lại tại Thái Nguyên theo Nghị định
Về tổ chức: Theo quy định tại điều 15 của Nghị định thì các tổ chức thừa phát lại hoạt động tại Thành phố Hồ Chí Minh được gọi là “Văn phòng Thừa phát lại”. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Thừa phát lại bao gồm:
– Trưởng Văn phòng phải là Thừa phát lại, là người đại diện theo pháp luật của Văn phòng phải là Thừa phát lại.
– Thừa phát lại là thành viên sáng lập, trong trường hợp nhiều người cùng tham gia thành lập Văn phòng phải là Thừa phát lại; Thừa phát lại làm việc theo hợp đồng tại Văn phòng Thừa phát lại.
– Thư ký nghiệp vụ Thừa phát lại là nhân viên Văn phòng Thừa phát lại giúp Thừa phát lại thực hiện các công việc nghiệp vụ pháp lý. Thư ký nghiệp vụ Thừa phát lại phải có các tiêu chuẩn quy định tại khoản 1, khoản 2, khoản 3 và khoản 6 Điều 10 của Nghị định 61.
– Nhân viên kế toán; nhân viên hành chính khác (nếu có).
Như vậy, theo quy định thì bắt buộc Trưởng văn phòng phải là Thừa phát lại, những người không phải là Thừa phát lại sẽ không được thành lập Văn phòng Thừa phát lại. Mỗi một thừa phát lại chỉ được thành lập một Văn phòng, hoặc cũng có thể nhiều thừa phát lại tham gia thành lập một Văn phòng. Các Văn phòng cũng có thể thuê một hoặc một số Thừa phát lại để làm việc cho Văn phòng theo chế độ hợp đồng lao động.
Ngoài ra, nếu theo quy định tại điểm c, d, khoản 2, điều 15 của Nghị định thì Văn phòng Thừa phát lại cũng phải có Thư ký nghiệp vụ Thừa phát lại và nhân viên kế toán.
Về hoạt động: Theo quy định của Nghị định, Văn phòng Thừa phát lại là tổ chức hành nghề của Thừa phát lại, có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính. Ngoài ra, mặc dù Nghị định không quy định nhưng ngoài quyền tự chủ về tài chính các Văn phòng Thừa phát lại còn có quyền tự chủ về nhân sự, điều hành hoạt động, chiến lược hoạt động “kinh doanh”.v.v,
Trưởng Văn phòng chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động của Văn phòng Thừa phát lại. Như vậy, Văn phòng Thừa phát lại hoạt động như là đơn vị kinh tế tư nhân, do tư nhân thành lập, tự chủ về mọi hoạt động “kinh doanh dịch vụ pháp lý” của mình, “lời ăn, lỗ chịu”.
Từ những phân tích trên, chúng tôi thấy rằng, những quy định tại Nghị định về mô hình tổ chức và hoạt động của Văn phòng thừa phát lại thí điểm tại Thành phố Hồ Chí Minh có nhiều điểm tiến bộ, cụ thể:
– Về cơ cấu tổ chức, bộ máy của Văn phòng theo quy định hiện hành là khá hợp lý. Văn phòng có trưởng văn phòng, các thừa phát lại, nhân viên hành chính khác, gần giống như các Văn phòng công chứng hay luật sự hiện nay.
Nhân sự như vậy sẽ đảm bảo hoạt động ổn định của các Văn phòng. Công tác kiểm tra, giám sát của các cơ quan quản lý cũng rất thuận tiện do cơ quan quản lý có thể kiểm soát từ khâu bổ nhiệm thừa phát lại đến thành lập và giải thể các Văn phòng thừa phát lại.
– Về hoạt động, Nghị định đã cho các Văn phòng hoạt động giống mô hình các doanh nghiệp tư nhân, do vậy tạo nên tính tự chủ, tự chịu trách nhiệm cao cho các Văn phòng thừa phát lại. Quy định này phù hợp với xu thế phát triển chung của thừa phát lại trên thế giới.
Tuy nhiên, qua nghiên cứu các quy định hiện hành của Việt Nam và kinh nghiệm của một số quốc gia về chế định thừa phát lại cũng như những quy định liên quan khác, chúng tôi thấy vẫn còn một số băn khoăn về tổ chức và hoạt động của các Văn phòng thừa phát lại theo quy định tại Nghị định 61 mà chúng tôi sẽ phân tích cụ thể trong phần kiến nghị tiếp theo đây.
Một số kiến nghị tổ chức và hoạt động văn phòng thừa phát lại tại Thái Nguyên
Mục tiêu của việc ban hành chế định thừa phát lại và việc cho ra đời các Văn phòng thừa phát lại ở nước ta là nhằm xã hội hoá một phần các công việc của một số cơ quan nhà nước như Toà án, Thi hành án dân sự nhằm giảm sự quá tải cho các cơ quan này trong một số loại công việc hỗ trợ để tập trung vào các công việc chuyên môn chính.
Đồng thời, với xu hướng hội nhập ngày càng sâu rộng của nước ta trên tất cả các mặt của đời sống, lĩnh vực thừa phát lại cũng phải theo xu hướng chung của thế giới và đòi hỏi của xã hội dân sự, do vậy chúng tôi kiến nghị:
Thứ nhất: Nên quy định rõ là các Văn phòng Thừa phát lại không bắt buộc phải có Thư ký nghiệp vụ Thừa phát lại, nên giao cho các tổ chức này chủ động, có thể thuê hoặc không thuê Thư ký nghiệp vụ Thừa phát lại xuất phát từ đòi hỏi khối lượng công việc của từng Văn phòng.
Nếu công việc nhiều thì có thể phải thuê Thư ký nghiệp vụ, nếu ít việc thì không nhất thiết phải thuê. Bởi vì công việc của Thư ký là giúp Thừa phát lại thực hiện các công việc nghiệp vụ pháp lý, những công việc này có thể do chính Trưởng văn phòng hay các Thừa phát lại khác kiêm nhiệm để bộ máy bớt cồng kềnh và giảm chi phí hoạt động cho các Văn phòng Thừa phát lại.
Thứ hai: Hiện nay xu hướng mở cửa, hội nhập ngày càng sâu rộng trên tất cả các mặt là tất yếu. Do vậy, các giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại…, có yếu tố nước ngoài ngày càng nhiều. Nhu cầu giao lưu, trao đổi giữa các tổ chức, cá nhân trong nước với nước ngoài và ngược lại ngày càng lớn.
Nhiều vấn đề đặt ra như: chuyển công văn, giấy tờ ra nước ngoài; xác minh năng lực của đối tác trước khi ký kết hợp đồng; xác minh tài sản để yêu cầu thi hành phán quyết của Toà án, trọng tài; lập vi bằng ở nước ngoài…
Tuy nhiên, trên thực tế không chỉ các doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức Việt Nam mà cả các tổ chức nước ngoài cũng gặp không ít khó khăn khi thực hiện các công việc trên.
Hiện nay, muốn thực hiện các công việc này, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phụ thuộc chủ yếu vào con đường ngoại giao, tương trợ tư pháp, bưu chính và trực tiếp thực hiện. Việc lựa chọn các cách thực hiện trên vừa tốn kém về tiền bạc, nhân lực mà thời gian thực hiện lại kéo dài, hiệu quả mang lại không cao.
Theo chúng tôi, sau khi kết thúc và tổng kết giai đoạn thực hiện thí điểm tổ chức thừa phát lại, nếu Nhà nước cho phép triển khai áp dụng rộng rãi chế định này trong thực tế đời sống xã hội thì có thể nghiên cứu thí điểm thành lập một số Văn phòng thừa phát lại hoạt động dưới hình thức liên doanh, liên kết với cá nhân, tổ chức nước ngoài, nhất là những nước chúng ta có quan hệ kinh tế, thương mại sôi động.
Các Văn phòng này có ưu điểm là vừa phát huy được tiềm lực kinh tế của đối tác nước ngoài, vừa phát huy được ưu thế về tiếp cận thông tin bởi vì các đối tác nước ngoài có thể nhanh chóng nắm thông tin về các đối tác tại nước mình qua nhiều kênh khác nhau một cách chính xác, nhanh chóng (thông tin về tài sản, địa chỉ, nhân thân…).
Việc thành lập các Văn phòng theo hình thức liên doanh, liên kết cũng góp phần giảm gánh nặng cho các cơ quan ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài, hạn chế số việc phải uỷ thác tư pháp, hạn chế việc phải thuê các tổ chức nước ngoài hay phải đi lại một cách tốn kém.
Thứ ba: Nên quy định trực tiếp vào văn bản pháp luật theo hướng cho phép các tổ chức hành nghề thừa phát lại hoạt động theo mô hình “doanh nghiệp kinh doanh có điều kiện”, hoặc có thể quy định hai loại mô hình hoạt động là “Văn phòng” hay “Công ty” hoặc “Doanh nghiệp” Thừa phát lại để cho các chủ thể có ý định hoạt động trong lĩnh vực Thừa phát lại lựa chọn, giống như mô hình Văn phòng luật sư hay Công ty luật hiện nay.
Trên đây là toàn bộ tư vấn của Rong Ba về cơ cấu tổ chức và hoạt động văn phòng thừa phát lại tại Thái Nguyên. Nếu như bạn đang gặp phải khó khăn trong quá trình tìm hiểu về văn phòng thừa phát lại tại Thái Nguyên và những vấn đề pháp lý liên quan, hãy liên hệ Rong Ba để được tư vấn miễn phí. Chúng tôi chuyên tư vấn các thủ tục pháp lý trọn gói, chất lượng, uy tín mà quý khách đang tìm kiếm.
